What is Data Validation in Excel?

डेटा प्रमाणीकरण म्हणजे काय?

एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण हे एक शक्तिशाली साधन आहे जे त्रुटी टाळण्यासाठी आणि डेटा अचूकता आणि सातत्य सुनिश्चित करण्यासाठी वापरले जाऊ शकते. या लेखात, आम्ही डेटा प्रमाणीकरण तपशीलवार एक्सप्लोर करू, त्याचा उद्देश, प्रमाणीकरणाचे प्रकार आणि ते Excel मध्ये कसे लागू करावे.

डेटा प्रमाणीकरण म्हणजे काय? डेटा प्रमाणीकरण ही सेलमध्ये प्रविष्ट केलेला डेटा किंवा Excel मधील सेलची श्रेणी विशिष्ट निकष किंवा अटी पूर्ण करते याची खात्री करण्याची प्रक्रिया आहे. डेटा प्रमाणीकरण महत्वाचे आहे कारण ते त्रुटी टाळण्यास मदत करते, सातत्य सुनिश्चित करते आणि डेटा अचूकतेस प्रोत्साहन देते. जेव्हा अनेक लोक एकाच स्प्रेडशीटवर काम करत असतील किंवा डेटा मॅन्युअली प्रविष्ट केला जात असेल तेव्हा हे विशेषतः उपयुक्त आहे. डेटा प्रमाणीकरणाचे प्रकार

एक्सेल अनेक प्रकारचे डेटा प्रमाणीकरण देते. सर्वात सामान्य समाविष्ट आहेत:

• संपूर्ण संख्या: या प्रकारचे प्रमाणीकरण सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेला डेटा निर्दिष्ट श्रेणीतील संपूर्ण संख्या आहे.
• दशांश: या प्रकारचे प्रमाणीकरण हे सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेला डेटा निर्दिष्ट श्रेणीमध्ये दशांश आहे.
• सूची: या प्रकारचे प्रमाणीकरण सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेला डेटा मूल्यांच्या पूर्वनिर्धारित सूचीमधून आहे.
• तारीख: या प्रकारचे प्रमाणीकरण हे सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेला डेटा निर्दिष्ट श्रेणीतील वैध तारीख आहे.
• वेळ: या प्रकारचे प्रमाणीकरण हे सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेला डेटा निर्दिष्ट श्रेणीमध्ये वैध वेळ आहे.
• मजकूराची लांबी: या प्रकारचे प्रमाणीकरण हे सुनिश्चित करते की प्रविष्ट केलेल्या मजकूराची लांबी निर्दिष्ट श्रेणीमध्ये आहे.
• सानुकूल: या प्रकारचे प्रमाणीकरण तुम्हाला सूत्रे वापरून तुमचे स्वतःचे प्रमाणीकरण नियम तयार करण्यास अनुमती देते.

एक्सेलमध्ये डेटा प्रमाणीकरण कसे लागू करावे:

आता आम्ही विविध प्रकारचे डेटा प्रमाणीकरण समाविष्ट केले आहे, चला ते एक्सेलमध्ये कसे लागू करायचे ते पाहू या. येथे पायऱ्या आहेत:

1. सेल किंवा सेलची श्रेणी निवडा ज्यावर तुम्ही डेटा प्रमाणीकरण लागू करू इच्छिता.
2. रिबनमधील "डेटा" टॅबवर क्लिक करा.
3. "डेटा टूल्स" गटातील "डेटा प्रमाणीकरण" बटणावर क्लिक करा.
4. "डेटा प्रमाणीकरण" डायलॉग बॉक्समध्‍ये, "अनुमती द्या" ड्रॉप-डाउन सूचीमधून तुम्ही लागू करू इच्छित प्रमाणीकरणाचा प्रकार निवडा.
5. निवडलेल्या प्रमाणीकरण प्रकारासाठी सेटिंग्ज कॉन्फिगर करा. उदाहरणार्थ, तुम्ही "सूची" निवडल्यास, तुम्ही स्वल्पविरामाने विभक्त केलेल्या "स्रोत" फील्डमध्ये अनुमत मूल्ये प्रविष्ट करू शकता.
6. वैकल्पिकरित्या, वापरकर्त्यांनी प्रमाणीकरण नियमांचे उल्लंघन करणारा डेटा प्रविष्ट केल्यावर त्यांना मार्गदर्शन प्रदान करण्यासाठी तुम्ही इनपुट संदेश आणि त्रुटी संदेश जोडू शकता.
7. निवडलेल्या सेलवर डेटा प्रमाणीकरण लागू करण्यासाठी "ओके" क्लिक करा.
8. डेटा प्रमाणीकरणासह कार्य करण्यासाठी टिपा डेटा प्रमाणीकरणासह कार्य करताना लक्षात ठेवण्याच्या काही टिपा येथे आहेत:
9. स्पष्ट आणि संक्षिप्त त्रुटी संदेश वापरा: जेव्हा वापरकर्ता प्रमाणीकरण नियमांचे उल्लंघन करणारा डेटा प्रविष्ट करतो तेव्हा त्यांना एक त्रुटी संदेश दिसेल. डेटा अवैध का आहे हे स्पष्ट करणारा स्पष्ट आणि संक्षिप्त संदेश वापरणे महत्वाचे आहे.
10. इनपुट संदेश द्या: इनपुट संदेश हा एक संदेश असतो जो वापरकर्ता सेल निवडतो तेव्हा दिसून येतो. हे सेलमध्ये परवानगी असलेल्या डेटाच्या प्रकाराबद्दल उपयुक्त माहिती प्रदान करू शकते.
11. सुसंगत रहा: डेटा प्रमाणीकरण नियम सर्व सेल किंवा श्रेणींमध्ये सुसंगत असल्याची खात्री करा. हे डेटा सातत्यपूर्ण आणि अचूकपणे प्रविष्ट केले आहे याची खात्री करण्यात मदत करेल.
12. लवचिक व्हा: डेटा प्रमाणीकरण त्रुटी टाळण्यात मदत करू शकते, परंतु डेटासह कार्य करताना लवचिक असणे महत्त्वाचे आहे. काहीवेळा, वापरकर्त्यांना प्रमाणीकरण नियमांमध्ये बसत नसलेला डेटा प्रविष्ट करण्याची आवश्यकता असू शकते. या प्रकरणांमध्ये, तुम्हाला प्रमाणीकरण नियम समायोजित करावे लागतील किंवा अपवादांसाठी परवानगी द्यावी लागेल.
13. तुमच्या प्रमाणीकरण नियमांची चाचणी घ्या: इतरांसोबत स्प्रेडशीट शेअर करण्यापूर्वी, तुमच्या प्रमाणीकरण नियमांची चाचणी करणे महत्त्वाचे आहे की ते हेतूनुसार काम करत आहेत. नियम त्रुटी पकडत आहेत आणि वैध डेटाला अनुमती देत आहेत याची खात्री करण्यासाठी काही चाचणी डेटा प्रविष्ट करा. निष्कर्षडेटा प्रमाणीकरण हे एक शक्तिशाली साधन आहे जे Excel मध्ये डेटा अचूकता आणि सातत्य सुनिश्चित करण्यात मदत करू शकते. तुमच्या स्प्रेडशीटवर डेटा प्रमाणीकरण लागू करून, तुम्ही एरर टाळण्यात आणि डेटा एंटर केल्याची खात्री करण्यात मदत करू शकता.

What is Data Validation?

Excel data validation is a powerful tool that can be used to prevent errors and ensure data accuracy and consistency. In this article, we'll explore data validation in detail, including its purpose, types of validation, and how to apply it in Excel.

What is Data Validation? Data validation is a process of ensuring that the data entered into a cell or range of cells in Excel meets specific criteria or conditions. Data validation is important because it helps prevent errors, ensures consistency, and promotes data accuracy. It's especially useful when multiple people are working with the same spreadsheet or when data is being entered manually.Types of Data Validation

Excel offers several types of data validation. The most common ones include:

• Whole Number: This type of validation ensures that the data entered is a whole number within a specified range.
• Decimal: This type of validation ensures that the data entered is a decimal within a specified range.
• List: This type of validation ensures that the data entered is from a predefined list of values.
• Date: This type of validation ensures that the data entered is a valid date within a specified range.
• Time: This type of validation ensures that the data entered is a valid time within a specified range.
• Text Length: This type of validation ensures that the length of the text entered is within a specified range.
• Custom: This type of validation allows you to create your own validation rules using formulas.

How to Apply Data Validation in Excel:
How to Apply Data Validation in Excel Now that we've covered the different types of data validation, let's explore how to apply them in Excel. Here are the steps:

1. Select the cell or range of cells that you want to apply data validation to.
2. Click on the "Data" tab in the ribbon.
3. Click on the "Data Validation" button in the "Data Tools" group.
4. In the "Data Validation" dialog box, select the type of validation you want to apply from the "Allow" drop-down list.
5. Configure the settings for the selected validation type. For example, if you choose "List," you can enter the allowed values in the "Source" field separated by commas
6. Optionally, you can add an input message and an error message to provide guidance to users when they enter data that violates the validation rules.
7. Click "OK" to apply the data validation to the selected cells.
8. Tips for Working with Data Validation Here are some tips to keep in mind when working with data validation:
9. Use a clear and concise error message: When a user enters data that violates the validation rules, they will see an error message. It's important to use a clear and concise message that explains why the data is invalid.
10. Provide an input message: An input message is a message that appears when a user selects the cell. It can provide helpful information about the type of data that is allowed in the cell.
11. Be consistent: Make sure that the data validation rules are consistent across all cells or ranges. This will help ensure that data is entered consistently and accurately.
12. Be flexible: While data validation can help prevent errors, it's important to be flexible when working with data. Sometimes, users may need to enter data that doesn't fit within the validation rules. In these cases, you may need to adjust the validation rules or allow for exceptions.
13. Test your validation rules: Before sharing a spreadsheet with others, it's important to test your validation rules to ensure that they are working as intended. Enter some test data to make sure that the rules are catching errors and allowing valid data.ConclusionData validation is a powerful tool that can help ensure data accuracy and consistency in Excel. By applying data validation to your spreadsheets, you can help prevent errors and ensure that data is entered.